Hvor ofte skal virksomheden egentlig sikkerhedskopiere sine data?

Hvor ofte skal virksomheden egentlig sikkerhedskopiere sine data er et spørgsmål, som alt for mange danske virksomheder først stiller sig selv, efter at skaden er sket. Svaret afhænger af, hvor meget data din virksomhed genererer i løbet af en arbejdsdag, men som udgangspunkt bør kritiske forretningsdata sikkerhedskopieres mindst én gang dagligt, og i mange tilfælde flere gange om dagen eller løbende i realtid.

Sikkerhedskopiering af virksomhedens data: hvor tit er nok?

Der findes ikke ét facit, der passer til alle virksomheder, men der findes et principielt svar, som de fleste eksperter er enige om: backup-frekvensen skal matche, hvor meget data du kan tåle at miste. Dette kaldes i fagsprog din “Recovery Point Objective” (RPO), altså det tidspunkt, data kan genskabes til, hvis uheldet er ude.

Hvis din virksomhed opdaterer kundedata, fakturaer, ordrer eller dokumenter løbende hele dagen, og det ville være kritisk at miste bare fire timers arbejde, bør du sigte efter backup flere gange dagligt eller en løsning med kontinuerlig synkronisering. Hvis din virksomhed derimod primært arbejder med statiske filer, der sjældent ændres, kan en daglig eller ugentlig backup være tilstrækkelig.

Som en generel tommelfingerregel kan man dele virksomheder op efter databehov:

• Høj aktivitet (webshops, bogføring, kundeservice, produktion): backup hver time eller kontinuerligt.
• Mellem aktivitet (de fleste kontorvirksomheder, rådgivning, håndværk): backup minimum én gang i døgnet, typisk om natten.
• Lav aktivitet (arkivdata, historiske filer, referencemateriale): ugentlig backup kan være nok, suppleret med en fuld backup hver måned.

Mange virksomhedsejere undervurderer, hvor meget tid der reelt går tabt, hvis data forsvinder. Det er lidt den samme problematik, som når man ser på hvad der egentlig spilder mest tid i virksomheden: det er ikke altid de store, synlige problemer, der koster mest, men ofte de daglige, usynlige huller i rutinerne, som backup-manglende disciplin er et klassisk eksempel på.

Hvad sker der, hvis du mister dine data i dag?

Forestil dig, at din virksomheds server, computer eller cloud-konto bliver kompromitteret eller går i stykker lige nu. Hvor meget af din forretning kunne du genskabe uden backup? For de fleste virksomheder er svaret skræmmende lidt.

De mest almindelige årsager til datatab

• Ransomware og hackerangreb: Kriminelle krypterer dine filer og kræver løsesum. Uden en uafhængig backup står du uden forhandlingskort.
• Hardwarefejl: Harddiske og SSD’er har en begrænset levetid. Statistisk set vil de fleste lagermedier fejle inden for en årrække.
• Menneskelige fejl: En medarbejder sletter ved et uheld en mappe, overskriver en fil eller sender data til den forkerte person.
• Brand, vandskade eller tyveri: Fysisk skade på kontoret kan ødelægge både computere og lokale backup-enheder på én gang.
• Software-korruption: Fejl i opdateringer eller systemnedbrud kan ødelægge databaser og filsystemer.

Konsekvenserne af datatab rækker langt ud over selve generne ved at skulle genindtaste oplysninger. Mange virksomheder oplever direkte tab af indtægt, fordi de ikke kan levere til kunder, fakturere korrekt eller dokumentere aftaler. I alvorlige tilfælde kan tab af persondata også udløse en anmeldelsespligt efter GDPR-reglerne, som administreres af Datatilsynet. Her har virksomheder pligt til at anmelde brud på persondatasikkerheden inden for 72 timer, hvis det vurderes at udgøre en risiko for de registrerede.

Der er også en ren tidsmæssig omkostning. Ligesom det tager længere tid end de fleste tror at få simple ting som firmatøj med logo leveret, undervurderer mange virksomheder, hvor lang tid det tager at genopbygge tabte systemer og data fra bunden. I praksis kan det tage uger eller måneder at genskabe kundekartoteker, regnskaber og dokumentation, hvis der ikke findes en pålidelig backup.

Den skjulte omkostning: tillid

Ud over de direkte økonomiske tab kan et datatab skade virksomhedens omdømme. Kunder og samarbejdspartnere forventer, at deres oplysninger behandles ansvarligt, og et offentligt kendt databrud kan tage lang tid at genopbygge tillid efter.

Cloud-backup, ekstern harddisk eller begge dele?

Et af de mest almindelige spørgsmål er, om man skal bruge cloud-løsninger eller fysiske lagringsmedier. Svaret er i praksis næsten altid: begge dele, fordi de to metoder løser forskellige problemer.

Fordele ved cloud-backup

• Data gemmes et andet fysisk sted end kontoret, hvilket beskytter mod brand, tyveri og vandskade.
• De fleste cloud-tjenester tilbyder automatisk og løbende sikkerhedskopiering uden manuel indgriben.
• Nem adgang til data fra flere lokationer og enheder.
• Skalerbar lagerplads, der kan vokse med virksomheden.

Ulemper ved cloud-backup

• Afhængig af en stabil internetforbindelse, både ved backup og ved gendannelse.
• Løbende driftsomkostning, som kan stige, efterhånden som datamængden vokser.
• Rejser spørgsmål om, hvor data fysisk ligger, og hvilken lovgivning der gælder, hvilket er relevant i forhold til GDPR.

Fordele ved ekstern harddisk eller NAS

• Fuld kontrol over, hvor data fysisk befinder sig.
• Hurtig gendannelse, især ved store datamængder, fordi man ikke er afhængig af internethastigheden.
• Ingen løbende abonnementsomkostning efter selve købet.

Ulemper ved lokal backup

• Sårbar over for de samme fysiske hændelser, som rammer kontoret: brand, oversvømmelse, indbrud.
• Kræver manuel disciplin, medmindre det automatiseres med software.
• Fysiske enheder kan også fejle eller blive forældede.

Den mest robuste løsning kombinerer altså begge dele: en lokal backup til hurtig gendannelse i dagligdagen, og en cloud-løsning som ekstra sikkerhedsnet, hvis noget går helt galt på stedet. Nogle virksomheder vælger desuden at inddrage eksterne samarbejdspartnere til fysisk opbevaring af backup-medier uden for kontoret. Det kan minde om den tankegang, der ligger bag at bruge lokale leverandører til mere end det oplagte, som når en lokal vognmand kan løse mere end bare transport: en god samarbejdspartner kan ofte dække flere behov, end man først tænker over, herunder sikker opbevaring eller transport af backup-udstyr.

3-2-1-reglen: den enkle metode de fleste glemmer

Hvis du kun husker én ting fra denne artikel, så lad det være 3-2-1-reglen. Det er en af de mest udbredte og velafprøvede principper inden for databeskyttelse, og den er enkel nok til, at selv små virksomheder uden en dedikeret IT-afdeling kan implementere den.

Reglen lyder:

1. 3 kopier af dine data: den originale fil plus to sikkerhedskopier.
2. 2 forskellige typer lagermedier: for eksempel en ekstern harddisk og en cloud-tjeneste, så en fejl i én teknologi ikke rammer begge kopier.
3. 1 kopi opbevares et andet fysisk sted end kontoret, så brand, tyveri eller oversvømmelse ikke kan ødelægge alle kopier samtidig.

Mange virksomheder har faktisk en form for backup, men de glemmer det sidste led: at opbevare mindst én kopi et andet sted. Det er typisk her, svigtet sker, fordi en backup, der ligger på samme kontor som den oprindelige server, ikke beskytter mod fysiske hændelser som brand eller indbrud.

Sådan implementerer du 3-2-1-reglen i praksis

• Brug din normale arbejdscomputer eller server som den primære kopi.
• Sæt automatisk backup op til en ekstern harddisk eller NAS-enhed på kontoret for hurtig lokal gendannelse.
• Tilføj en cloud-backup, der automatisk synkroniserer vigtige mapper og databaser til en ekstern server.
• Overvej en tredje, fuldstændig offline kopi for de aller mest kritiske data, som opbevares fysisk adskilt, for eksempel i en bankboks eller hos en betroet samarbejdspartner.

Center for Cybersikkerhed anbefaler generelt, at virksomheder tænker backup ind som en fast del af deres beredskab mod cyberangreb, og Center for Cybersikkerhed udgiver løbende vejledninger til, hvordan danske virksomheder kan styrke deres modstandsdygtighed mod netop ransomware og andre trusler, hvor en solid backup-strategi ofte er den afgørende faktor for, om en virksomhed kan komme hurtigt videre efter et angreb.

Sådan tester du om din backup faktisk virker

En backup, du aldrig har testet, er i bedste fald en antagelse og i værste fald en falsk tryghed. Det er desværre meget almindeligt, at virksomheder først opdager, at deres backup er korrupt, ufuldstændig eller slet ikke har kørt, i det øjeblik de har mest brug for den.

Trin til en grundig backup-test

1. Vælg en tilfældig fil eller mappe og forsøg at gendanne den fra backup-systemet uden at bruge originalen.
2. Tjek tidsstemplet på den seneste backup for at sikre, at den faktisk er opdateret og ikke er stoppet uden varsel.
3. Test en fuld gendannelse på en separat computer eller server mindst én gang årligt, så du ved, hvor lang tid en reel genopretning tager.
4. Kontroller logfiler fra backup-softwaren for fejlmeddelelser, der kan indikere, at dele af data ikke bliver kopieret korrekt.
5. Dokumentér processen, så alle i virksomheden ved, hvordan en gendannelse foregår, hvis den ansvarlige medarbejder ikke er til stede.

Lav en fast rutine, ikke kun en engangsindsats

Backup-test bør ikke være noget, man gør én gang og så glemmer alt om. Sæt faste kalenderpåmindelser, for eksempel kvartalsvis, hvor en medarbejder har ansvaret for at verificere, at backup-systemet fungerer som det skal. Mange virksomheder vælger desuden at lade en ekstern IT-partner stå for det løbende tilsyn, netop fordi det kræver en vis teknisk indsigt at opdage, om en backup kun ser ud til at virke, men reelt mangler kritiske data.

Det er også værd at overveje, hvem i organisationen der har adgang til at gendanne data, og om der findes en klar nødplan, hvis den ansvarlige for IT er fraværende, syg eller har forladt virksomheden. En backup uden en plan for, hvordan den bruges i en krisesituation, mister en stor del af sin værdi.

Du kan finde generel baggrundsviden om, hvordan sikkerhedskopiering teknisk fungerer, og hvilke metoder der findes, på Wikipedias artikel om backup, som giver et godt overblik over de grundlæggende principper bag teknologien.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte bør en lille virksomhed tage backup?

En lille virksomhed bør som minimum tage backup én gang i døgnet, gerne automatisk om natten. Hvis virksomheden håndterer ordrer, fakturaer eller kundedata, der ændres løbende i løbet af dagen, kan det være relevant at øge frekvensen til flere gange dagligt for at minimere tabet, hvis data går tabt mellem to backup-kørsler.

Er cloud-backup sikkert nok alene?

Cloud-backup er en god beskyttelse mod fysiske hændelser på kontoret, men bør ikke stå alene. Hvis cloud-kontoen bliver hacket, rammet af fejl hos udbyderen, eller abonnementet utilsigtet opsiges, kan data gå tabt. Kombiner derfor altid cloud-backup med mindst én anden type lagring, som beskrevet i 3-2-1-reglen.

Hvad koster det at miste data uden backup?

Omkostningen varierer meget, men omfatter typisk tabt arbejdstid, manglende evne til at fakturere eller levere, eventuelle bøder ved GDPR-brud og skade på kundernes tillid. For mange virksomheder overstiger de samlede omkostninger langt den beskedne pris, det koster at etablere en ordentlig backup-løsning fra start.

Skal backup opbevares fysisk uden for virksomheden?

Ja, det anbefales kraftigt. Hvis alle kopier af data befinder sig samme sted som den oprindelige server, beskytter backup ikke mod brand, tyveri eller oversvømmelse. Opbevar derfor mindst én kopi et andet geografisk sted, enten via en cloud-løsning eller en fysisk enhed opbevaret hos en betroet ekstern part.