Sådan laver du teambuilding, når teamet er hybridt

Annonce – sponsoreret indhold.

Teambuilding i et hybridt team handler om at bruge de få fysiske møder til noget, der reelt knytter folk sammen, i stedet for at lade dem blive en almindelig fest eller et almindeligt møde. Når kollegerne sidder hjemme, i andre byer eller kun ses få gange om måneden, opstår relationerne ikke længere af sig selv ved kaffemaskinen. De skal skabes, og de skal skabes bevidst. Den gode nyhed er, at et sjældent møde kan gøre mere, end mange tror, hvis du planlægger det som et redskab og ikke som en tradition. Her får du en praktisk guide til, hvordan du gør.

Teambuilding for et hybridt team starter med at se, hvad der mangler

Inden du booker noget som helst, så prøv at sætte ord på, hvad du savner. “Dårligere sammenhold” er for upræcist til at handle på. Typiske symptomer i hybride teams ser sådan ud:

• Medarbejdere kommunikerer kun, når de har en opgave, og aldrig bare for at snakke.
• Nyansatte føler sig længe som gæster og kender kun den nærmeste kollega.
• Afdelinger eller lokationer taler om hinanden som “dem i Aarhus” eller “dem på kontoret”.
• Uenigheder kører i skriftlige tråde og bliver skarpere, end de ville være ansigt til ansigt.
• Folk tøver med at spørge om hjælp, fordi de ikke vil forstyrre nogen, de ikke rigtig kender.

Hvert symptom peger på et forskelligt behov. Er problemet, at folk ikke kender hinanden, skal du vælge en aktivitet, der får dem til at åbne sig lidt. Er det, at afdelinger står over for hinanden, skal du blande grupperne bevidst. Er det mistrivsel eller travlhed, kan behovet være ren energi og afbræk.

Mange virksomheder vælger teambuilding til firmafest som en lavpraktisk måde at samle et spredt team på tværs af afdelinger og lokationer. Det giver mening. Folk skal alligevel samles, rammen er afslappet, og en fælles aktivitet i starten kan gøre resten af aftenen langt lettere. Pointen i denne artikel er, at du får mere ud af det, når aktiviteten vælges ud fra det behov, du lige har beskrevet, og ikke ud fra, hvad der “plejer” at høre til en firmafest.

Hvorfor hybridt arbejde udfordrer relationerne mellem kolleger

Hybridt arbejde har store fordele. Det giver fleksibilitet, ro til fordybelse og adgang til talenter uden for pendlerafstand. Mange iværksættere har bygget hele deres model på det. Vi har tidligere skrevet om, hvordan bevidst isolering kan skabe ro og fokus, og det er netop hjemmearbejdets styrke. Men det har en pris, som lederen ofte først opdager, når stemningen er blevet kølig.

Det tilfældige forsvinder

På et fysisk kontor bygges relationer af små, ubemærkede øjeblikke: en kommentar i køen til frokost, et blik efter et møde, en kollega der rækker ind over skærmen og siger “hvad syntes du egentlig om det?”. Ingen planlægger de øjeblikke, og derfor mærker man ikke, hvor meget de betyder, før de er væk. I et hybridt team findes de næsten ikke. Al kontakt er aftalt, og en aftalt kontakt har typisk et formål og en dagsorden.

Tillid bygges på mere end arbejdsopgaver

Kolleger kan godt samarbejde professionelt uden at kende hinanden personligt. Men tilliden bliver tynd. Når der opstår et misforståelse i en chat, mangler der baggrundsviden til at tolke den pænt. Er en kort besked kun kort, eller er personen sur? Kender man hinanden, ved man det. Kender man ikke, fylder man selv hullet ud, og det er sjældent med den mest generøse udlægning.

Tavs viden og humor går tabt

Fælles interne jokes, kendskab til hinandens styrker og en fornemmelse af, hvem der er god at spørge om hvad, er en slags usynlig infrastruktur i en virksomhed. I hybride teams opbygges den langsommere og ujævnt. Dem, der tilfældigvis er på kontoret samme dage, får den. De andre får den ikke.

Nyansatte rammes hårdest

Den, der starter i et hybridt team, kan have en fuldt fungerende arbejdsdag uden nogensinde at have hørt en kollega grine. Onboarding kan klares med dokumenter og videomøder, men ikke følelsen af at høre til. Her kan den første fysiske samling få stor betydning, hvis den er planlagt med den nyansatte i tankerne.

Små skævheder bliver til lejre

Når nogle er på kontoret og andre er hjemme, opstår der let en uformel todeling. Den ene gruppe har hørt nyhederne først, og den anden føler sig overset. Det er sjældent nogens hensigt, men effekten er den samme: mindre samhørighed på tværs.

Det fysiske møde er din knappeste ressource

Når et team ses dagligt, kan en enkelt dårlig fest eller en kedelig temadag glemmes i løbet af ugen. Når teamet ses få gange om måneden eller få gange om året, vejer hvert møde langt tungere. Det er her, vinklen i denne artikel ligger: jo sjældnere I mødes, jo vigtigere er det, at hver samling er designet.

Tænk på de fysiske møder som en begrænset pulje af tid, hvor alle kan opbygge det, der er svært at opbygge digitalt: tillid, fælles humor, sårbarhed, kendskab til hinandens personligheder. Bruger du puljen på præsentationer, som alle kunne have set hjemmefra, spilder du den.

Hvad kan kun ske fysisk?

• Spontane samtaler uden dagsorden, især ved pauser, måltider og i overgange mellem programpunkter.
• Fælles kropslige oplevelser som at grine, bevæge sig eller løse noget sammen. De knytter folk tættere end samtaler alene.
• Kendskab til kropssprog og tonefald, som gør det lettere at tolke hinanden bagefter i chat og video.
• Tværgående kontakt, hvor folk fra forskellige afdelinger faktisk ender ved samme bord.

Giv hver samling ét hovedformål

Et typisk problem er, at den årlige temadag skal løse alt: strategi, stemning, anerkendelse, faglig opdatering og social hygge. Resultatet er et overfyldt program, hvor ingenting får nok tid. Vælg i stedet ét primært formål pr. samling. Eksempler:

1. Relationsbygning: folk skal lære hinanden at kende på en ny måde.
2. Fælles retning: strategi, mål og prioriteter skal forankres.
3. Anerkendelse og afslapning: teamet skal have et velfortjent afbræk.
4. Integration: nye medarbejdere eller nye lokationer skal inkluderes.

De øvrige formål kan godt få lidt plads, men de skal ikke styre programmet. En firmafest kan fint være anerkendelse og afslapning, men så er det en fordel at tænke aktiviteten ind som det, der gør festen til noget mere end bare mad og drikke.

Hvad adskiller en aktivitet, der skaber sammenhold, fra ren underholdning?

Underholdning er ikke dårligt. En god fest, en dygtig taler eller en koncert kan give energi og et godt minde. Men underholdning er i sin natur noget, man modtager. Sammenhold opstår, når man gør noget sammen. Forskellen kan virke lille, men den er afgørende, når formålet er at styrke relationer.

Fem kendetegn ved en aktivitet, der skaber sammenhold

1. Alle deltager aktivt. Ingen sidder passivt og ser på. Er nogen tilskuere, bliver de det i resten af aftenen også.
2. Der er et element af let sårbarhed. Man viser sig lidt på en ny måde, uden at det er ubehageligt. Det er sådan, folk opdager hinandens menneskelige sider.
3. Rollerne udjævnes. Titler og anciennitet fylder mindre i øjeblikket. Direktøren og praktikanten er på samme niveau i en øvelse.
4. Der opstår en fælles reference. Noget, man kan referere til bagefter (“husker du, da vi alle sammen…”). Det er den lim, der holder i hverdagen.
5. Den kræver samarbejde eller samtidighed. Folk gør noget i takt, løser noget i fællesskab eller oplever det samme på samme tid.

Tegn på, at en aktivitet kun er underholdning

• Deltagerne sidder ved samme borde som altid og taler med de samme mennesker.
• Der er en tydelig opdeling mellem dem, der optræder, og dem, der kigger på.
• Aktiviteten kan afvikles uden, at deltagerne taler med hinanden.
• Ingen taler om den dagen efter.

Test din plan med et enkelt spørgsmål: Hvis vi fjernede aktiviteten, ville folk så have talt med nogen, de normalt ikke taler med? Hvis svaret er ja uden aktiviteten, behøver du den ikke. Hvis svaret er nej, er det netop den slags aktivitet, du har brug for.

Sådan vælger du en aktivitet, der virker uanset humor, alder og baggrund

Et hybridt team er ofte mere blandet end et traditionelt kontor. Det kan være en 28-årig udvikler fra København, en 55-årig regnskabsmedarbejder fra Jylland og en freelancer, der mest er til stede online. De har forskellige referencer, forskellig energi og forskellig tolerance over for at skulle “opføre sig” foran andre. Den forkerte aktivitet kan ekskludere, uden at nogen siger det højt.

Kriterier, du kan bruge som tjekliste

• Ingen forudgående relation nødvendig. Aktiviteten skal fungere, selvom to deltagere aldrig har mødt hinanden.
• Ingen fælles referencer krævet. Quiz om firmaets historie favoriserer dem, der har været der længst. Gode aktiviteter stiller alle lige.
• Lav fysisk tærskel. Alle skal kunne deltage uanset kondition, mobilitet eller skavanker.
• Ingen kompetencepres. Man skal ikke være god til noget for at have det sjovt. Konkurrenceelementer kan ekskludere dem, der ikke trives i konkurrencer.
• Kulturelt og religiøst neutral. Overvej alkohol, mad og tematisk indhold, så ingen føler sig udenfor.
• Kort nok til at bevare energien. En aktivitet, der varer en til to timer, er ofte nok til at skabe en fælles oplevelse uden at blive en udmattelsesprøve.
• Frivillighed med blød indgang. Folk skal føle, de kan deltage i eget tempo.

Latter som fælles udgangspunkt

Latter er et godt eksempel på en aktivitet, der opfylder mange af disse kriterier. Det er en universel reaktion, som ikke kræver, at man deler humor, alder, kultur eller forhistorie. At grine sammen kræver ikke, at man kender hinandens jokes. Netop derfor kan et latterkursus fungere som fælles oplevelse i et team, hvor folk ikke har et stort fælles referencesæt at trække på.

Ifølge udbyderen Sjovt Latterkursus tager en teambuilding-workshop med latter typisk 1-2 timer, og den tilbydes i hele landet. Det er kort nok til at kunne indgå som første programpunkt til en firmafest eller som opstart på en temadag, hvorefter resten af programmet kan bygge videre på en afslappet og åben stemning. Her er der ikke tale om stand-up, hvor nogle optræder og andre ser på. Deltagerne gør selv noget og gør det samtidig, hvilket udjævner roller og titler.

Der er dog nogle ting, du bør afklare, uanset hvilken aktivitet du vælger:

• Hvordan håndteres deltagere, der er generte eller skeptiske? En god instruktør skal kunne give plads til dem uden at presse.
• Hvad er målet med aktiviteten, og hvordan hænger det sammen med resten af dagen?
• Hvordan fungerer aflysningsregler og betaling? Spørg altid ind til vilkårene, før du booker. Hos Sjovt Latterkursus afregnes aflyste arrangementer fx med 50 % af den aftalte pris, og det er en slags klausul, du bør kende hos enhver leverandør.

Andre aktiviteter, der opfylder kriterierne

Latter er ikke den eneste mulighed. Aktiviteter som fælles madlavning i blandede grupper, samarbejdsøvelser uden konkurrence, kreative workshops, fælles gåture med parvise samtaler eller improvisationsøvelser kan også virke, hvis de overholder de samme principper. Det vigtige er ikke aktiviteten i sig selv, men at den er valgt ud fra teamets sammensætning og behov.

Sådan planlægger du hele samlingen, før, under og efter

Selv den bedste aktivitet virker ikke, hvis resten af rammen er tilfældig. Tænk i tre faser.

Før: forbered deltagerne

• Fortæl formålet. “Vi mødes for at lære hinanden bedre at kende” er mere motiverende end en dagsorden, der kun lister tidspunkter.
• Afklar praktik tidligt. Rejsetid, overnatning, familiehensyn og diæter er afgørende for, om alle kan deltage uden stress. I et team spredt over landet kan en lang rejse alene dræne energien.
• Afklar arbejdstid. Gør det klart, om samlingen foregår i arbejdstiden, og hvordan transport håndteres. Tvivl om det skaber unødig frustration. Er du i tvivl om ansættelsesretlige forhold, så kontakt din brancheorganisation eller en HR-rådgiver.
• Lav bordplan eller gruppeinddeling. Hvis du lader folk vælge selv, sætter de sig sammen med dem, de allerede kender.

Under: skab rytme og rum

• Start med en fælles aktivitet. Den sætter tonen og gør de uformelle samtaler lettere resten af dagen.
• Byg luft ind i programmet. Det vigtigste sker ofte i pauserne. Et program, der er proppet til randen, dræber netop de samtaler, du vil fremme.
• Bland grupperne bevidst. Sæt folk sammen på tværs af afdelinger, lokationer og anciennitet.
• Tag højde for introverte. Giv dem mulighed for at trække sig i korte perioder uden at blive set som uinteresserede.
• Vær selv med. Hvis lederen står på sidelinjen, læser teamet det som et signal om, at aktiviteten ikke er seriøs.

Efter: gør oplevelsen til noget, der holder

• Følg op inden for få dage. En kort besked med et billede eller en fælles huskeregel holder stemningen ved lige.
• Brug referencerne. Henvis til oplevelsen på det næste online-møde. Fælles minder er netop det, der mangler i hybride teams.
• Spørg, hvad der virkede. Et par enkle spørgsmål til deltagerne giver dig et bedre grundlag for næste planlægning.
• Planlæg næste samling, før I går hjem. Når der er en dato, er der noget at se frem til.

Sådan holder du sammenholdet ved lige mellem de fysiske møder

Den fysiske samling er et fundament, men sammenholdet skal vedligeholdes i hverdagen. Det kræver ikke store budgetter, men det kræver gentagelse.

• Uformelle digitale rum. En kanal til private emner som madbilleder, kæledyr eller weekendplaner gør det legitimt at snakke om andet end arbejde.
• Korte check-ins i starten af møder. Et enkelt spørgsmål, som alle svarer på, giver plads til det personlige uden at tage lang tid.
• Tilfældige parringer. Sæt to kolleger sammen til en kort kaffesnak over video hver måned. Det erstatter noget af den tilfældighed, kontoret ellers gav.
• Anerkendelse, der er synlig. I et team, der ikke ser hinanden, bliver gode indsatser let usynlige. Gør dem synlige med vilje.
• Fælles ritualer. En fast ugentlig opsamling eller en månedlig fælles lunch via video skaber rytme.

Disse tiltag virker bedst, når de bygger på et fysisk møde, hvor folk har oplevet noget sammen. Det er også derfor, den fysiske samling er så central: den giver digitale ritualer et fundament at stå på. Har du først grinet sammen med en kollega, føles en kort video-snak langt mere naturlig bagefter.

De mest almindelige fejl, når hybride teams samles

1. At overlade alt til festen. Alkohol og musik skaber stemning, men sjældent nye relationer på tværs af grupper.
2. At fylde programmet for meget. Teamet har kun få timer sammen. Hvis alle er bundet til dagsordenen, er der ikke plads til spontane samtaler.
3. At vælge aktivitet efter lederens humor. Det, du selv finder sjovt, rammer ikke nødvendigvis hele teamet.
4. At glemme de fjerntliggende. Dem, der bor langt væk, har den længste rejse. Tag højde for det i tid og økonomi.
5. At lade nyansatte klare sig selv. Giv dem en makker eller et tydeligt velkomstpunkt i programmet.
6. At undlade opfølgning. Uden opfølgning forsvinder effekten hurtigt, og den næste samling starter forfra.
7. At springe evalueringen over. Du lærer ikke, hvad der virker for netop jeres team, hvis du ikke spørger.

Tjekliste til din næste samling

Brug disse spørgsmål, når du planlægger næste gang, teamet samles:

• Hvad er det ene hovedformål med samlingen?
• Hvilket konkret problem i teamets relationer vil vi løse?
• Kræver aktiviteten forudgående relation, humor eller fysisk formåen?
• Deltager alle aktivt, eller er nogle tilskuere?
• Bliver grupperne blandet på tværs af afdelinger og lokationer?
• Er der luft i programmet til uformelle samtaler?
• Hvad gør vi i ugen efter for at holde oplevelsen i live?
• Hvornår er næste samling?

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte bør et hybridt team mødes fysisk?

Der findes ikke ét rigtigt svar, da det afhænger af teamets størrelse, geografi og arbejdets karakter. En tommelfingerregel er, at hyppigheden skal være høj nok til, at relationerne ikke visner mellem møderne, og lav nok til, at rejsetiden ikke bliver en belastning. Nogle teams mødes månedligt, andre kvartalsvis. Det vigtigste er, at hvert møde har et tydeligt formål, og at tidspunktet er planlagt i god tid.

Hvordan inkluderer jeg medarbejdere, der er fjernt placeret eller ikke kan deltage fysisk?

Planlæg tidligt, så rejse og privatliv kan koordineres. Tag højde for omkostninger og rejsetid, og undgå at gøre deltagelse til en test af loyalitet. Hvis nogen reelt ikke kan komme, kan du supplere med en digital aktivitet i samme periode, men en digital oplevelse erstatter sjældent en fysisk. Husk også at inddrage dem bagefter, så de ikke føler sig udenfor, når teamet henviser til oplevelsen.

Er en firmafest nok som teambuilding i et hybridt team?

En firmafest kan være en god ramme, men den er ikke i sig selv teambuilding. Uden struktur sidder folk typisk sammen med dem, de allerede kender. Hvis du tilføjer en fælles aktivitet i starten, bytter rundt på bordene og planlægger luft til samtaler, kan festen få langt større effekt. Det handler om at bruge festen bevidst, ikke om at gøre den mindre festlig.

Hvad gør jeg, hvis nogle i teamet ikke bryder sig om teambuilding?

Tag modstanden alvorligt. Ofte handler den om dårlige oplevelser med pinlige øvelser, tvungen sårbarhed eller konkurrence. Forklar formålet, vælg aktiviteter med lav tærskel, og gør det muligt at deltage i eget tempo. Aktiviteter, hvor alle gør det samme på samme tid, som fx fælles latter, føles ofte mindre eksponerende end øvelser, hvor man skal optræde for de andre.

Hvor lang tid skal en teambuilding-aktivitet vare?

Det afhænger af formålet. Som opvarmning til en temadag eller en fest kan en til to timer være nok, og så er der tid til resten af programmet. Hvis målet er dybere relationsarbejde, kan det kræve en hel dag med flere forskellige elementer. Husk, at pauser og uformelle samtaler også er en del af effekten, så undgå at presse programmet så meget, at der ikke er plads til dem.